การทำงานกับเอกสารสัญญาในองค์กรที่มีลูกค้า คู่ค้า หรือผู้เกี่ยวข้องจากต่างประเทศ จำเป็นต้องอาศัยการสื่อสารที่ชัดเจนและรอบคอบ โดยเฉพาะเมื่อต้องส่งร่างสัญญา ติดตามการตรวจสอบ ประสานการอนุมัติ หรือยืนยันข้อมูลระหว่างหลายฝ่าย
หน้าที่เหล่านี้ไม่ได้จำกัดอยู่เฉพาะทนายความหรือผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับ Contract Administrators, Legal Coordinators, Procurement Coordinators และบุคลากรที่รับผิดชอบการจัดการและประสานงานเอกสารสัญญาภายในองค์กร
หลักสูตร อบรมภาษาอังกฤษสำหรับงานประสานสัญญา (English for Legal & Contract Coordination) จาก B-Tools Training ออกแบบสำหรับองค์กรที่ต้องการพัฒนาทักษะภาษาอังกฤษของบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดการสัญญา โดยมุ่งเน้นการสื่อสาร การขอข้อมูล การส่งต่อเอกสาร และการติดตามงานอย่างเป็นระบบ
เนื้อหาการอบรมครอบคลุมสถานการณ์ที่เกิดขึ้นในการทำงานจริง ตั้งแต่การขอร่างสัญญา การติดตามเอกสารฉบับแก้ไข การประสานงานกับฝ่ายกฎหมายและคู่ค้าต่างประเทศ ไปจนถึงการสรุปประเด็นและยืนยันขั้นตอนการดำเนินงาน
หลักสูตรเน้น ภาษาอังกฤษสำหรับผู้ดูแลสัญญาและผู้ประสานงานเอกสาร (English for Contract Administration) เพื่อช่วยให้ผู้เรียนพัฒนาความสามารถในการใช้ภาษาที่ชัดเจน สุภาพ และเหมาะสมกับความรับผิดชอบของตนเอง โดยไม่มุ่งสอนการตีความกฎหมาย การแปลสัญญาเชิงวิชาชีพ หรือการให้คำปรึกษาทางกฎหมาย
หลักสูตรภาษาอังกฤษสำหรับงานประสานสัญญาเหมาะกับใคร?
หลักสูตรนี้เหมาะสำหรับองค์กรที่มีบุคลากรต้องติดต่อกับฝ่ายกฎหมาย ผู้บริหาร ลูกค้า หรือคู่ค้าต่างประเทศเกี่ยวกับการจัดทำ ตรวจสอบ และติดตามเอกสารสัญญา
กลุ่มผู้เรียนที่เหมาะสม ได้แก่
- Contract Administrators: เจ้าหน้าที่ดูแลและประสานงานเอกสารสัญญา ที่ต้องติดตามร่างสัญญา สถานะการตรวจสอบ และขั้นตอนการอนุมัติ
- Legal Coordinators & Legal Administrative Staff: บุคลากรสนับสนุนฝ่ายกฎหมายที่ต้องรับส่งเอกสาร รวบรวมความคิดเห็น และประสานงานกับผู้เกี่ยวข้อง
- Procurement Coordinators: เจ้าหน้าที่จัดซื้อที่ต้องติดต่อ Supplier หรือคู่ค้าต่างประเทศเกี่ยวกับเอกสารสัญญาและการตรวจสอบข้อมูล
- Project Coordinators: ผู้ประสานงานโครงการที่เกี่ยวข้องกับสัญญาจ้าง ข้อตกลงการให้บริการ หรือเอกสารการเปลี่ยนแปลงขอบเขตงาน
- Contract Managers: ผู้รับผิดชอบติดตามสถานะสัญญาและประสานงานกับผู้เกี่ยวข้องภายในหรือภายนอกองค์กร
- Business Support & Administrative Staff: บุคลากรฝ่ายสนับสนุนที่ต้องจัดการเอกสารและติดตามกระบวนการอนุมัติสัญญาเป็นภาษาอังกฤษ
หลักสูตรสามารถปรับเนื้อหาให้เหมาะกับหน้าที่ของผู้เรียนแต่ละกลุ่ม โดยแยกความต้องการด้านการใช้ภาษาอังกฤษออกจากหน้าที่ในการตรวจสอบหรืออนุมัติข้อสัญญาตามกระบวนการขององค์กร
หัวข้ออบรมภาษาอังกฤษสำหรับงานประสานสัญญา
หลักสูตร English for Legal & Contract Coordination มุ่งพัฒนาทักษะภาษาอังกฤษสำหรับบุคลากรที่รับผิดชอบการจัดการเอกสารสัญญา การประสานงานกับฝ่ายกฎหมาย และการติดต่อคู่ค้าต่างประเทศ โดยเน้นการฝึกสื่อสารผ่านสถานการณ์ที่เกิดขึ้นจริงในองค์กร
เนื้อหาด้านล่างเป็น แนวทางหัวข้อฝึกอบรม (Training Topics) ซึ่งสามารถคัดเลือก ปรับรายละเอียด และจัดลำดับความสำคัญตามหน้าที่ของผู้เรียน ระดับภาษาอังกฤษ และวัตถุประสงค์ของแต่ละองค์กร โดยไม่จำเป็นต้องเรียนครบทุกหัวข้อ
| หัวข้อฝึกอบรม (Training Topics) | ทักษะภาษาอังกฤษที่พัฒนา |
|---|---|
| Contract Draft & Document Communication การสื่อสารเอกสารสัญญา | ฝึกขอและส่งร่างสัญญา ขอเอกสารเพิ่มเติม ยืนยันการรับเอกสาร และประสานงานเกี่ยวกับเอกสารฉบับแก้ไข |
| Contract Review & Approval Coordination การประสานงานตรวจสอบและอนุมัติสัญญา | ฝึกติดตามสถานะ Legal Review ยืนยันเวอร์ชันเอกสาร รวบรวมความคิดเห็น และประสานการอนุมัติหรือลงนาม |
| Legal Team & Stakeholder Communication การสื่อสารกับฝ่ายกฎหมายและผู้เกี่ยวข้อง | ฝึกสรุปข้อเท็จจริง ขอคำชี้แจง ส่งต่อคำถาม และประสานข้อมูลระหว่างฝ่ายกฎหมาย จัดซื้อ โครงการ และคู่ค้าต่างประเทศ |
| Contract Deadline & Renewal Communication การสื่อสารกำหนดเวลาและการต่ออายุสัญญา | ฝึกแจ้งกำหนดส่งเอกสาร ติดตามสถานะการต่ออายุ ยืนยันวันสำคัญ และประสานการส่งต่อเอกสาร |
| Contract Amendment & Revision Communication การสื่อสารเกี่ยวกับสัญญาฉบับปรับปรุง | ฝึกแจ้งการเปลี่ยนแปลงเอกสาร ขอข้อมูลเกี่ยวกับฉบับแก้ไข และติดตามความคิดเห็นจากผู้รับผิดชอบ โดยไม่ตีความข้อกฎหมาย |
| Contract Meeting & Action Follow-up การประชุมและติดตามงานสัญญา | ฝึกขอคำชี้แจงระหว่างประชุม ยืนยันผู้รับผิดชอบ สรุป Action Items และติดตามความคืบหน้าหลังการประชุม |
การปรับเนื้อหาให้เหมาะกับองค์กร (Customized Training)
B-Tools Training สามารถนำหัวข้อข้างต้นมาจัดเป็นแผนการอบรมที่เหมาะสมกับความต้องการของแต่ละองค์กร เช่น
- ฝ่ายจัดซื้อ (Procurement): เน้นการสื่อสารกับ Supplier การขอเอกสาร และการติดตามร่างสัญญา
- ฝ่ายกฎหมายและธุรการกฎหมาย (Legal Administration): เน้นการประสานงาน Legal Review การจัดการเอกสารฉบับแก้ไข และการติดตาม Approval
- ฝ่ายบริหารโครงการ (Project Coordination): เน้นการติดตามกำหนดการ การประสานเอกสารสัญญา และการประชุมร่วมกับคู่ค้าต่างประเทศ
กิจกรรมการเรียนรู้สามารถผสมผสานการฝึกสนทนา การเขียนข้อความสื่อสาร และ Role-play ตามสถานการณ์ขององค์กร โดยกำหนดความลึกของเนื้อหาและระยะเวลาให้เหมาะกับพื้นฐานภาษาอังกฤษและเป้าหมายของผู้เรียน
ทั้งนี้ หลักสูตรเน้นการใช้ภาษาอังกฤษเพื่อการสื่อสารและประสานงาน ไม่ใช่การอบรมกฎหมาย การตีความสัญญา หรือการให้คำปรึกษาทางกฎหมาย
ผลลัพธ์การเรียนรู้ที่คาดหวัง
หลักสูตรมุ่งพัฒนาความสามารถในการใช้ภาษาอังกฤษเพื่อสนับสนุนงาน Contract Administration และ Legal Coordination ผ่านสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานจริง
ผู้เรียนจะได้ฝึกทักษะสำคัญดังต่อไปนี้
- Contract Document Communication: ขอ ส่ง และติดตามเอกสารสัญญาเป็นภาษาอังกฤษได้อย่างชัดเจน
- Draft & Revision Coordination: สื่อสารเกี่ยวกับร่างสัญญา เวอร์ชันเอกสาร และความคิดเห็นจากผู้เกี่ยวข้อง
- Review & Approval Follow-up: สอบถามและติดตามสถานะการตรวจสอบ การอนุมัติ และการลงนามอย่างสุภาพ
- Legal Team Coordination: รวบรวมคำถาม สรุปประเด็น และส่งต่อข้อมูลให้ฝ่ายกฎหมายหรือผู้มีหน้าที่ตรวจสอบ
- Deadline & Renewal Communication: แจ้งและยืนยันกำหนดการที่เกี่ยวข้องกับสัญญา รวมถึงการติดตามสถานะการต่ออายุ
- Contract Meeting Communication: เข้าร่วมการประชุมที่เกี่ยวข้องกับงานสัญญา ขอคำชี้แจง และสรุป Action Items เป็นภาษาอังกฤษ
ผลลัพธ์ที่คาดหวังสามารถกำหนดให้เหมาะกับระดับภาษาอังกฤษ ระยะเวลาอบรม และวัตถุประสงค์การพัฒนาบุคลากรของแต่ละองค์กร
งานใดบ้างที่ Contract Coordinator ต้องใช้ภาษาอังกฤษ?
การประสานงานสัญญาระหว่างหลายฝ่ายเกี่ยวข้องกับเอกสาร ข้อมูล กำหนดเวลา และขั้นตอนการทำงานที่ต้องสื่อสารอย่างต่อเนื่อง
ผู้ประสานงานจึงต้องสามารถเลือกใช้ภาษาอังกฤษให้เหมาะสมกับผู้รับสารและวัตถุประสงค์ของการติดต่อ โดยเฉพาะเมื่อต้องทำงานร่วมกับฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายจัดซื้อ ผู้บริหาร และคู่ค้าต่างประเทศ
การประสานงานภายในองค์กร (Internal Contract Coordination)
ผู้ประสานงานอาจต้องส่งเอกสารให้ฝ่ายกฎหมายตรวจสอบ ขอข้อมูลจากฝ่ายจัดซื้อ สอบถามสถานะการอนุมัติจากผู้บริหาร หรือแจ้งให้ทีมโครงการทราบถึงเอกสารที่ยังอยู่ระหว่างดำเนินการ
การสื่อสารในลักษณะนี้จำเป็นต้องระบุข้อมูลให้ชัดเจน เช่น ชื่อเอกสาร เวอร์ชัน ผู้รับผิดชอบ สิ่งที่ต้องดำเนินการ และกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้อง
การติดต่อคู่ค้าต่างประเทศ (External Contract Communication)
เมื่อต้องทำงานกับลูกค้าหรือ Supplier ต่างประเทศ ผู้ประสานงานอาจต้องใช้ภาษาอังกฤษเพื่อขอร่างสัญญา ติดตามความคิดเห็น ยืนยันการได้รับเอกสาร หรือสอบถามข้อมูลที่ยังไม่ครบถ้วน
การเลือกใช้ภาษาที่สุภาพและเป็นกลางจะช่วยให้การติดต่อเป็นมืออาชีพและลดความคลาดเคลื่อนในการสื่อสาร
การประสานงานกับฝ่ายกฎหมาย (Legal Team Coordination)
ในบางสถานการณ์ ผู้ประสานงานต้องรวบรวมคำถามหรือข้อมูลจากหลายฝ่ายก่อนส่งให้ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายพิจารณา
หลักสูตรจึงฝึกการเรียบเรียงข้อมูล การอธิบายประเด็น และการขอคำชี้แจงอย่างชัดเจน โดยไม่ก้าวล่วงไปสู่การตีความหรือให้ความเห็นทางกฎหมายแทนผู้รับผิดชอบ
ขอและส่ง Contract Draft พร้อมรวบรวมข้อคิดเห็นจากผู้เกี่ยวข้อง
การจัดทำและตรวจสอบเอกสารสัญญามักมีการส่งข้อมูลและแก้ไขเอกสารหลายรอบ โดยเฉพาะเมื่อมีหลายแผนกหรือคู่ค้าต่างประเทศเข้ามาเกี่ยวข้อง
ผู้ประสานงานจึงต้องใช้ภาษาอังกฤษเพื่อระบุวัตถุประสงค์ของการติดต่อและสื่อสารข้อมูลของเอกสารแต่ละฉบับให้ชัดเจน
เนื้อหาการฝึกครอบคลุมทักษะต่อไปนี้
- Requesting Contract Drafts: การขอร่างสัญญาจากผู้เกี่ยวข้อง พร้อมระบุข้อมูลที่ต้องการและกำหนดเวลา
- Sharing Revised Documents: การส่งเอกสารฉบับแก้ไข พร้อมอธิบายเวอร์ชันและข้อมูลสำคัญที่ผู้รับควรทราบ
- Collecting Comments: การรวบรวมและติดตามความคิดเห็นจากฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายจัดซื้อ หรือทีมโครงการ
- Clarifying Review Requests: การระบุขอบเขตของข้อมูลที่ต้องการให้ผู้รับตรวจสอบอย่างชัดเจน
- Confirming Document Receipt: การยืนยันว่าเอกสารที่ส่งได้รับการรับทราบแล้ว และสอบถามเมื่อยังไม่ได้รับการตอบกลับ
ตัวอย่างภาษาอังกฤษสำหรับการประสานงานร่างสัญญา
ขอร่างสัญญาฉบับแก้ไข
“Could you please share the revised contract draft for our review?”
แจ้งการส่งเอกสารให้ฝ่ายกฎหมาย
“The revised draft has been shared with our legal team for review.”
ขอความคิดเห็นจากผู้เกี่ยวข้อง
“Could you please provide your comments on the latest draft by Friday?”
ผู้เรียนจะได้ฝึกใช้ภาษาอังกฤษในสถานการณ์จำลอง เช่น การส่งร่างสัญญาให้คู่ค้าตรวจสอบ การติดตามความคิดเห็นจากหลายแผนก และการขอข้อมูลเพิ่มเติมก่อนส่งเอกสารเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป
การฝึกจะเน้นความชัดเจนของข้อความและการสื่อสารที่เหมาะสมกับงานสัญญา ไม่ขยายไปเป็นหลักสูตรการเขียนอีเมลธุรกิจทั่วไป
ติดตาม Version, Review Status, Approval และ Signature อย่างมืออาชีพ
เอกสารสัญญาอาจผ่านการตรวจสอบและแก้ไขหลายครั้งก่อนเข้าสู่ขั้นตอนการอนุมัติหรือลงนาม
หากการสื่อสารเกี่ยวกับเวอร์ชันเอกสารหรือสถานะการดำเนินงานไม่ชัดเจน ผู้เกี่ยวข้องอาจเข้าใจข้อมูลไม่ตรงกัน หรือเกิดความสับสนว่าเอกสารฉบับใดอยู่ระหว่างการตรวจสอบ
หลักสูตรจึงเน้นการใช้ภาษาอังกฤษเพื่อสื่อสารและติดตามข้อมูลในกระบวนการจัดการเอกสารสัญญา
การยืนยันเวอร์ชันเอกสาร (Version Confirmation)
ฝึกการสอบถามและยืนยันว่าเอกสารที่ได้รับเป็นฉบับที่ต้องใช้สำหรับการตรวจสอบหรือดำเนินงานในขั้นตอนนั้น โดยระบุชื่อไฟล์ วันที่ หรือ Revision ที่เกี่ยวข้องตามรูปแบบขององค์กร
การติดตามสถานะการตรวจสอบ (Review Status Follow-up)
ฝึกการสอบถามฝ่ายกฎหมายหรือผู้เกี่ยวข้องว่าเอกสารอยู่ระหว่างการตรวจสอบหรือมีความคิดเห็นเพิ่มเติมที่ต้องดำเนินการหรือไม่
การติดตามการอนุมัติ (Approval Coordination)
ฝึกการใช้ภาษาอังกฤษเพื่อติดตามสถานะการอนุมัติและกำหนดเวลาที่คาดว่าจะได้รับคำตอบ โดยเลือกใช้ภาษาที่สุภาพและเหมาะสมกับผู้รับสาร
การประสานงานลงนาม (Signature Coordination)
ฝึกการสื่อสารเพื่อยืนยันข้อมูลและเอกสารที่ต้องใช้สำหรับการลงนามตามขั้นตอนที่องค์กรกำหนด โดยไม่ตัดสินเองว่าเอกสารมีผลสมบูรณ์ทางกฎหมายหรือพร้อมลงนามหากยังไม่ได้รับการยืนยันจากผู้มีอำนาจ
ตัวอย่างภาษาอังกฤษสำหรับติดตามสถานะสัญญา
ยืนยันเวอร์ชันเอกสาร
“Could you please confirm whether this is the latest version for review?”
ติดตามการตรวจสอบ
“May I check the current status of the contract review?”
ติดตามกำหนดอนุมัติ
“Could you let us know the expected approval date?”
กิจกรรมฝึกสามารถใช้สถานการณ์จำลองที่มีเอกสารหลายเวอร์ชันและผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่าย เพื่อให้ผู้เรียนฝึกการสอบถามและยืนยันข้อมูลโดยไม่เกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อน
สรุปประเด็นสัญญาและคำถามเพื่อประสานงานกับฝ่ายกฎหมาย
ผู้ประสานงานสัญญามีบทบาทสำคัญในการรวบรวมข้อมูลและส่งต่อประเด็นให้ผู้ที่มีหน้าที่ตรวจสอบหรือให้ความเห็นทางกฎหมาย
ทักษะสำคัญจึงไม่ใช่การตัดสินความถูกต้องของข้อสัญญาด้วยตนเอง แต่เป็นความสามารถในการใช้ภาษาอังกฤษเพื่ออธิบายว่าเกิดประเด็นใด มีข้อมูลใดที่ต้องตรวจสอบ และต้องการคำชี้แจงจากฝ่ายใด
หัวข้อการฝึกประกอบด้วย
- Summarizing Contract-related Issues: การสรุปข้อเท็จจริงและประเด็นที่ต้องการคำชี้แจงจากเอกสารหรือการติดต่อระหว่างคู่ค้า
- Organizing Questions: การรวบรวมและเรียบเรียงคำถามจากฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายปฏิบัติการ หรือทีมโครงการ
- Requesting Legal Review: การส่งต่อประเด็นให้ฝ่ายกฎหมายตรวจสอบโดยระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้ครบถ้วน
- Clarifying Responsibilities: การสอบถามว่าผู้เกี่ยวข้องฝ่ายใดมีหน้าที่ให้ข้อมูล ตรวจสอบ หรือดำเนินการในขั้นตอนถัดไป
- Communicating Pending Issues: การแจ้งสถานะของประเด็นที่ยังอยู่ระหว่างรอคำตอบหรือการพิจารณา
ตัวอย่างภาษาอังกฤษสำหรับประสานงานกับฝ่ายกฎหมาย
ส่งประเด็นให้ฝ่ายกฎหมายตรวจสอบ
“We would like to refer this matter to our legal team for review.”
ขอคำชี้แจงเกี่ยวกับเอกสาร
“Could you please clarify which section requires further review?”
แจ้งสถานะประเด็นที่ยังไม่ได้ข้อสรุป
“This point is still pending confirmation from our legal team.”
ตัวอย่างเหล่านี้ช่วยให้ผู้เรียนฝึกแยกการรายงานข้อเท็จจริงออกจากการให้ความเห็นหรือการยืนยันข้อสรุปทางกฎหมาย ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับเอกสารสัญญา
สื่อสาร Deadline, Contract Renewal, Amendment และการส่งต่อเอกสาร
งานประสานสัญญามักเกี่ยวข้องกับกำหนดเวลาหลายประเภท เช่น วันส่งเอกสาร วันครบกำหนดการตรวจสอบ วันลงนาม หรือวันที่ต้องดำเนินการเกี่ยวกับการต่ออายุสัญญา
การสื่อสารเป็นภาษาอังกฤษจึงควรระบุวันที่ สถานะ และสิ่งที่ต้องดำเนินการให้ชัดเจน โดยอ้างอิงข้อมูลที่ได้รับการยืนยันจากผู้รับผิดชอบ
เนื้อหาการฝึกครอบคลุม
การแจ้งกำหนดส่งเอกสาร (Document Deadlines)
ฝึกการใช้ภาษาอังกฤษเพื่อแจ้งวันที่ต้องได้รับเอกสาร การขอข้อมูลภายในเวลาที่กำหนด และการติดตามเมื่อยังไม่ได้รับเอกสารที่ต้องใช้
การประสานงานต่ออายุสัญญา (Contract Renewal Communication)
ฝึกการแจ้งเตือนกำหนดการที่เกี่ยวข้องกับการต่ออายุสัญญา การสอบถามสถานะ และการประสานผู้รับผิดชอบ โดยไม่ตีความสิทธิหรือหน้าที่ในการต่ออายุแทนฝ่ายกฎหมาย
การสื่อสารเอกสารฉบับแก้ไข (Amendment Communication)
ฝึกการแจ้งว่ามีเอกสารฉบับปรับปรุงหรือเอกสารประกอบเพิ่มเติม การระบุเวอร์ชัน และการสอบถามข้อมูลที่ต้องดำเนินการต่อ
การประสานการส่งต่อเอกสาร (Document Handover)
ฝึกการแจ้งส่งเอกสารผ่านอีเมลหรือระบบที่องค์กรใช้งาน การยืนยันการได้รับเอกสาร และการติดตามเอกสารต้นฉบับตามขั้นตอนที่กำหนด
ตัวอย่างภาษาอังกฤษสำหรับติดตามกำหนดการ
แจ้งกำหนดส่งเอกสาร
“Please submit the required documents by the agreed deadline.”
สอบถามสถานะการต่ออายุ
“Could you please confirm the current status of the contract renewal process?”
แจ้งการส่งเอกสารฉบับแก้ไข
“We have attached the updated document for your review.”
ผู้เรียนจะได้ฝึกการเลือกใช้ภาษาที่เหมาะกับทั้งการสื่อสารภายในและการติดต่อคู่ค้าต่างประเทศ โดยเน้นข้อมูลที่ชัดเจนและตรวจสอบได้
ภาษาอังกฤษสำหรับ Contract Meeting: Clarify, Confirm Actions และ Follow-up
การประชุมที่เกี่ยวข้องกับงานสัญญาอาจมีผู้เข้าร่วมจากหลายฝ่าย เช่น ทีมกฎหมาย จัดซื้อ การเงิน โครงการ และคู่ค้าต่างประเทศ
ผู้ประสานงานจำเป็นต้องสามารถติดตามบทสนทนา ขอคำชี้แจง และสรุปสิ่งที่ต้องดำเนินการต่อ แม้ไม่ได้เป็นผู้มีหน้าที่ตัดสินใจเกี่ยวกับเนื้อหาหรือเงื่อนไขทางกฎหมาย
หลักสูตรจึงฝึกภาษาอังกฤษสำหรับการประชุมในบริบท Contract Coordination โดยเฉพาะ
Clarifying Contract-related Discussions
ฝึกการสอบถามเมื่อมีข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารหรือขั้นตอนที่ยังไม่ชัดเจน รวมถึงการขอให้ผู้พูดอธิบายเพิ่มเติมเพื่อให้สามารถบันทึกประเด็นได้ถูกต้อง
Confirming Actions and Responsibilities
ฝึกสรุปว่าแต่ละฝ่ายต้องดำเนินการอะไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และมีกำหนดเวลาเมื่อใด โดยยืนยันข้อมูลกับผู้เข้าร่วมประชุมก่อนบันทึกหรือส่งต่อ
Contract Meeting Follow-up
ฝึกการสรุป Action Items จากการประชุม และการเขียนข้อความติดตามงานเฉพาะประเด็นเกี่ยวกับเอกสารสัญญา เช่น การรอข้อคิดเห็น การขอเอกสารเพิ่มเติม หรือการติดตามการตรวจสอบ
ตัวอย่างภาษาอังกฤษสำหรับการประชุมงานสัญญา
ขอคำชี้แจง
“Could you please clarify what information is still required?”
ยืนยันผู้รับผิดชอบ
“May I confirm who will be responsible for the next revision?”
สรุปขั้นตอนถัดไป
“Let’s confirm the outstanding items and the next steps before closing the meeting.”
การฝึกนี้เน้นการสื่อสารและติดตามงานสัญญา ไม่ใช่การสอนเทคนิคการเจรจาต่อรองหรือการจัดทำข้อสัญญาทางกฎหมาย
กิจกรรม Workshop และ Role-play สำหรับงานประสานสัญญา
การเรียนภาษาอังกฤษสำหรับงาน Contract Administration ควรให้ผู้เรียนได้ฝึกใช้ภาษาในสถานการณ์ที่ต้องสื่อสารกับผู้เกี่ยวข้องจริง ไม่ว่าจะเป็นการส่งเอกสาร การโทรศัพท์ติดตาม หรือการประชุมกับฝ่ายกฎหมายและคู่ค้า
B-Tools Training สามารถออกแบบกิจกรรมให้เหมาะกับลักษณะงานและระดับภาษาอังกฤษของผู้เรียน โดยตัวอย่างกิจกรรม ได้แก่
1. Requesting a Revised Contract Draft
จำลองสถานการณ์การขอร่างสัญญาฉบับแก้ไขจากคู่ค้าต่างประเทศ ผู้เรียนจะได้ฝึกเขียนข้อความขอเอกสาร ระบุเวอร์ชันที่ต้องการ และยืนยันข้อมูลที่จำเป็น
2. Following Up on Contract Approval
ฝึกติดตามสถานะการอนุมัติจากผู้เกี่ยวข้อง โดยเลือกใช้ภาษาที่สุภาพ เหมาะสมกับตำแหน่งของผู้รับสาร และสื่อสารความจำเป็นด้านกำหนดเวลาอย่างชัดเจน
3. Clarifying Document Requirements
จำลองสถานการณ์ที่คู่ค้าส่งเอกสารไม่ครบหรือให้ข้อมูลไม่ชัดเจน ผู้เรียนจะได้ฝึกตั้งคำถาม ขอข้อมูลเพิ่มเติม และยืนยันรายการเอกสารที่ยังต้องการ
4. Confirming Contract Renewal Dates
ฝึกการสอบถามและยืนยันข้อมูลเกี่ยวกับกำหนดการต่ออายุสัญญาจากผู้รับผิดชอบ โดยไม่ตัดสินเงื่อนไขหรือสิทธิทางกฎหมายด้วยตนเอง
5. Contract Coordination Meeting Simulation
จำลองการประชุมระหว่างฝ่ายกฎหมาย ทีมจัดซื้อ และคู่ค้าต่างประเทศ โดยฝึกขอคำชี้แจง รายงานสถานะเอกสาร สรุป Action Items และยืนยันขั้นตอนถัดไป
กิจกรรมเหล่านี้สามารถปรับให้สอดคล้องกับการทำงานขององค์กร และใช้เอกสารจำลองหรือกรณีศึกษาที่ได้รับอนุญาต เพื่อหลีกเลี่ยงการเปิดเผยข้อมูลสัญญาหรือข้อมูลทางธุรกิจที่เป็นความลับ
รูปแบบการอบรมภาษาอังกฤษสำหรับงานประสานสัญญาขององค์กร
B-Tools Training ให้บริการอบรมภาษาอังกฤษสำหรับองค์กรในรูปแบบ In-house Training โดยสามารถปรับหลักสูตรตามกลุ่มผู้เรียน ลักษณะงาน และสถานการณ์การสื่อสารที่องค์กรต้องการพัฒนา
การออกแบบหลักสูตรตามหน้าที่งาน (Customized Training)
เนื้อหาสามารถออกแบบให้เหมาะกับการทำงานของแต่ละฝ่าย เช่น
- ฝ่ายกฎหมายและธุรการกฎหมาย (Legal Administration)
- ฝ่ายจัดซื้อและบริหารคู่ค้า (Procurement & Supplier Coordination)
- ฝ่ายบริหารสัญญา (Contract Administration)
- ฝ่ายบริหารโครงการ (Project Coordination)
- ฝ่ายสนับสนุนธุรกิจและงานเอกสาร (Business Support)
องค์กรสามารถแจ้งรูปแบบการติดต่อที่พนักงานต้องใช้เป็นประจำ เช่น การประสานคู่ค้าต่างประเทศ การติดตาม Contract Draft หรือการประชุมกับฝ่ายกฎหมาย เพื่อใช้เป็นข้อมูลประกอบการออกแบบบทเรียนและกิจกรรมฝึกภาษา
การจัดอบรม Onsite และ Online
สามารถจัดอบรมแบบ Onsite ณ สถานที่ขององค์กร หรือ Online ผ่าน Zoom โดยพิจารณารูปแบบการเรียนให้เหมาะกับลักษณะกิจกรรมและตารางการทำงานของผู้เรียน
การฝึกสามารถประยุกต์ใช้ทั้งการสนทนา การประชุมจำลอง การเขียนข้อความสั้น และการตอบคำถามจากสถานการณ์งานสัญญา
การปรับระดับภาษาและระยะเวลาอบรม
หลักสูตรสามารถปรับความยากของภาษาอังกฤษตามพื้นฐานของผู้เรียน ตั้งแต่การขอเอกสารและการติดตามข้อมูลเบื้องต้น ไปจนถึงการประสานงานที่มีผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่ายและข้อมูลซับซ้อนมากขึ้น
องค์กรสามารถหารือเรื่องจำนวนชั่วโมง การแบ่งกลุ่มผู้เรียน และการประเมินระดับภาษาก่อนอบรม เพื่อให้กิจกรรมสอดคล้องกับความสามารถและเป้าหมายของแต่ละกลุ่ม
การประเมินทักษะการสื่อสารจากสถานการณ์จริง
สามารถออกแบบกิจกรรมประเมินทักษะให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของหลักสูตร เช่น
- การขอและติดตามเอกสารสัญญาเป็นภาษาอังกฤษ
- การอธิบายสถานะของ Contract Draft
- การขอคำชี้แจงเกี่ยวกับข้อมูลที่ยังไม่ครบถ้วน
- การสรุป Action Items จากการประชุม
- การสื่อสารกำหนดการและติดตามงานกับคู่ค้าต่างประเทศ
การประเมินจะมุ่งพิจารณาทักษะภาษาอังกฤษเพื่อการสื่อสารตามกิจกรรมที่กำหนด ไม่ใช่การประเมินความรู้กฎหมายหรือรับรองความสามารถด้านการบริหารสัญญา
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
1. หลักสูตรนี้เหมาะกับผู้ประสานงานสัญญาที่ไม่ได้เป็นทนายความหรือไม่?
เหมาะสำหรับบุคลากรที่ไม่ได้ปฏิบัติหน้าที่เป็นทนายความ แต่ต้องใช้ภาษาอังกฤษในการประสานงานเอกสารสัญญา เช่น Contract Administrators, Legal Coordinators, Procurement Coordinators และเจ้าหน้าที่สนับสนุนฝ่ายกฎหมาย
เนื้อหาจะเน้นการขอข้อมูล ส่งต่อเอกสาร ติดตามสถานะ และสรุปประเด็นเพื่อประสานงานกับผู้รับผิดชอบ โดยไม่กำหนดให้ผู้เรียนต้องมีความรู้ด้านการตีความกฎหมายเชิงลึก
2. หลักสูตร English for Contract Administration แตกต่างจาก Business English Writing อย่างไร?
Professional Email Writing และ Business English Writing Workshop เน้นการพัฒนาทักษะการเขียนภาษาอังกฤษเพื่อการทำงานในภาพรวม
ส่วน English for Legal & Contract Coordination เน้นการใช้ภาษาอังกฤษในสถานการณ์ประสานงานเอกสารสัญญาโดยเฉพาะ เช่น การขอร่างสัญญา การยืนยันเวอร์ชัน การติดตามการตรวจสอบ และการประสานข้อมูลกับฝ่ายกฎหมาย
หลักสูตรนี้จึงไม่ได้เป็นเพียงการฝึกเขียนอีเมล แต่ครอบคลุมการสนทนา การประชุม และการติดตามงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดการสัญญาด้วย
3. หลักสูตรนี้สอนแปลสัญญาหรือตีความข้อกฎหมายด้วยหรือไม่?
หลักสูตรเน้น ทักษะภาษาอังกฤษเพื่อการสื่อสารและประสานงาน (Contract Communication & Coordination) ไม่ใช่การอบรมกฎหมาย การแปลสัญญาเชิงวิชาชีพ หรือการให้คำปรึกษาทางกฎหมาย
ผู้เรียนจะได้ฝึกอธิบายข้อมูล สอบถามสถานะ และส่งต่อประเด็นให้ผู้รับผิดชอบตรวจสอบ โดยการตีความหรือให้ความเห็นทางกฎหมายยังคงเป็นหน้าที่ของผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้อง
4. หากพนักงานมีภาษาอังกฤษระดับพื้นฐาน สามารถเข้าร่วมหลักสูตรได้หรือไม่?
สามารถพิจารณาเข้าร่วมได้ โดยเนื้อหาสามารถปรับระดับภาษาและความซับซ้อนของกิจกรรมให้เหมาะกับพื้นฐานของผู้เรียน
สำหรับผู้เรียนระดับพื้นฐาน อาจเริ่มจากการขอเอกสาร การยืนยันข้อมูล การสอบถามสถานะ และการติดตามงานด้วยประโยคที่ไม่ซับซ้อน ก่อนพัฒนาไปสู่สถานการณ์การประชุมหรือการสรุปประเด็นที่ต้องใช้ทักษะการสื่อสารมากขึ้น
5. สามารถนำตัวอย่างเอกสารหรือสถานการณ์งานสัญญาจริงมาใช้ในการฝึกได้หรือไม่?
ได้ตามความเหมาะสม โดยองค์กรสามารถแจ้งลักษณะเอกสารหรือสถานการณ์ที่พนักงานต้องพบเป็นประจำ เพื่อใช้เป็นแนวทางในการออกแบบบทเรียนและกิจกรรม Role-play
หากข้อมูลเกี่ยวข้องกับเอกสารสัญญาหรือข้อมูลทางธุรกิจที่เป็นความลับ สามารถใช้เอกสารจำลองหรือข้อมูลที่ผ่านการปรับแก้และได้รับอนุญาตจากองค์กรแทนได้
พัฒนาทีมประสานงานสัญญาให้สื่อสารกับคู่ค้าต่างประเทศได้อย่างมืออาชีพ
การประสานงานเอกสารสัญญาที่เกี่ยวข้องกับหลายฝ่ายต้องอาศัยความชัดเจนของข้อมูล การติดตามงานอย่างต่อเนื่อง และการใช้ภาษาอังกฤษที่เหมาะสมกับผู้รับสาร
การพัฒนาทักษะภาษาอังกฤษให้สัมพันธ์กับสถานการณ์ที่พนักงานพบในการทำงานจริง จะช่วยให้ผู้เรียนได้ฝึกการขอข้อมูล การยืนยันรายละเอียด และการสื่อสารกับผู้เกี่ยวข้องอย่างมีเป้าหมาย
B-Tools Training พร้อมให้คำปรึกษาและออกแบบหลักสูตร English for Legal & Contract Coordination (In-house Training) สำหรับองค์กร โดยพิจารณาหน้าที่ของผู้เรียน ระดับภาษาอังกฤษ และรูปแบบการประสานงานสัญญาของแต่ละหน่วยงาน
ติดต่อ B-Tools Training เพื่อสอบถามรายละเอียดและขอใบเสนอราคาหลักสูตรอบรมภาษาอังกฤษสำหรับงานประสานสัญญาและ Contract Administration
ดูบริการอบรมภาษาอังกฤษสำหรับองค์กรทั้งหมด
Last Updated on October 28, 2026
