Multitasking Skills – หลักสูตรทักษะการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน เพื่อประสิทธิภาพสูงสุดในภาวะกดดัน

ในสภาพแวดล้อมการทำงานปัจจุบันที่รวดเร็วและเต็มไปด้วยการแข่งขัน พนักงานหนึ่งคนมักถูกคาดหวังให้รับผิดชอบหลายบทบาทพร้อมกัน การต้องตอบอีเมล รับโทรศัพท์ลูกค้า และทำรายงานไปพร้อมๆ กันกลายเป็นเรื่องปกติ แต่ปัญหาคือสมองของมนุษย์ไม่ได้ถูกออกแบบมาให้โฟกัสหลายสิ่งในเวลาเดียวกัน หากขาดเทคนิคที่ถูกต้อง การทำหลายอย่างจะนำไปสู่ความผิดพลาด (Errors) และความเหนื่อยล้าทางสมอง (Mental Fatigue) ทักษะ Multitasking Skills หรือ ทักษะการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน อย่างถูกวิธี จึงเป็นทางรอดสำหรับคนทำงานยุคใหม่

B-Tools Training (บีทูลส์ เทรนนิ่ง) เข้าใจดีว่า “เราไม่สามารถหยุดงานที่ถาโถมเข้ามาได้” แต่เราสามารถ “บริหารวิธีการรับมือ” ได้ หลักสูตร Multitasking Mastery นี้ไม่ได้สอนให้คุณทำสองอย่างในวินาทีเดียวกัน (ซึ่งเป็นไปไม่ได้) แต่เราสอนศิลปะแห่งการ “สลับงาน” (Task Switching) อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เพื่อให้คุณสามารถจัดการงานแทรกซ้อน (Interruptions) ได้โดยไม่หลุดโฟกัส และยังคงรักษาคุณภาพของงานทุกชิ้นไว้ได้อย่างยอดเยี่ยม

ภาพรวมของหลักสูตร

หลักสูตร Multitasking Skills ถูกออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานจาก “ความวุ่นวาย” (Chaos) ให้กลายเป็น “ความลื่นไหล” (Flow) โดยแบ่งเนื้อหาออกเป็น 5 โมดูลเข้มข้น:

Module 1: The Myth & Truth of Multitasking (ความจริงเกี่ยวกับการทำงานหลายอย่าง)

ปูพื้นฐานความเข้าใจการทำงานของสมอง

• Cognitive Load Theory: เรียนรู้ขีดจำกัดของสมองและผลกระทบของการฝืนทำหลายอย่างพร้อมกัน (Attention Residue)

• Serial Tasking vs. Multitasking: การเปลี่ยนวิธีคิดจากการทำพร้อมกัน เป็นการ “ทำทีละอย่างแต่สลับให้ไว” (Rapid Context Switching) อย่างมีกลยุทธ์

• Identifying Your Style: สำรวจรูปแบบการทำงานของตัวเองว่าเหมาะกับงานประเภทไหน (Monochronic vs. Polychronic)

Module 2: Managing Interruptions & Distractions (การจัดการงานแทรกและสิ่งรบกวน)

รับมือกับศัตรูตัวฉกาจของสมาธิ

• Handling Ad-hoc Tasks: เทคนิคการประเมินงานด่วนที่แทรกเข้ามา ว่าควร “ทำทันที” (Do now) หรือ “พักไว้ก่อน” (Park it) โดยไม่ลืม

• The 2-Minute Rule: กฎการเคลียร์งานเล็กๆ น้อยๆ ให้จบอย่างรวดเร็วเพื่อลดภาระทางใจ

• Gatekeeping Techniques: วิธีการสื่อสารเพื่อขอเวลาโฟกัสจากเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้าอย่างสุภาพ (Assertive Communication)

Module 3: Task Batching & Grouping (การจัดกลุ่มงาน)

เทคนิคการทำงานให้เสร็จเป็นชุดๆ เพื่อประหยัดพลังงานสมอง

• Categorizing Tasks: การแยกแยะประเภทงานที่ใช้ทักษะเดียวกัน (เช่น งานเอกสาร, งานโทรศัพท์, งานใช้ความคิด)

• Batching Strategy: การจัดตารางเวลาเพื่อทำเงื่อนไขประเภทเดียวกันในรวดเดียว (Batch Processing) เพื่อลดเวลาในการเริ่มเครื่องใหม่ (Setup Time)

• Email & Communication Management: เทคนิคการเคลียร์อีเมลและแชทเป็นรอบๆ แทนที่จะตอบตลอดเวลา

Module 4: Focus & Flow State in Chaos (การรักษาโฟกัสในความวุ่นวาย)

ฝึกสมาธิให้แกร่งแม้ในวันที่ยุ่งเหยิง

• Regaining Focus: เทคนิคการเรียกสมาธิกลับมาอย่างรวดเร็วหลังจากถูกขัดจังหวะ (Refocusing Techniques)

• Creating Micro-Habits: การสร้างนิสัยเล็กๆ ที่ช่วยเตือนความจำและป้องกันความผิดพลาด (Checklist & Visual Aids)

• Mindfulness for Work: การใช้สติเพื่อรู้เท่าทันว่าตอนนี้เรากำลังทำอะไรอยู่ และไม่ตื่นตระหนกไปกับงานที่ล้นมือ

Module 5: Tools & Technology for Multitaskers (เครื่องมือช่วยจำและบริหารงาน)

ใช้เทคโนโลยีช่วยแบ่งเบาภาระสมอง

• Digital Task Managers: การใช้แอปพลิเคชัน (เช่น Trello, Microsoft To Do) เพื่อช่วยจำและติดตามสถานะงานหลายโปรเจกต์พร้อมกัน

• Automation Basics: การตั้งค่าระบบอัตโนมัติง่ายๆ เพื่อลดงานซ้ำซากจำเจ

• Desktop Organization: การจัดระเบียบหน้าจอและไฟล์งานเพื่อให้ค้นหาและสลับหน้าต่างทำงานได้เร็วที่สุด

(หากท่านต้องการเน้นเรื่องการจัดลำดับความสำคัญของงานว่าอะไรควรทำก่อน-หลัง สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่หลักสูตร Work Prioritize Skills ของเรา)

Pain Point ที่หลักสูตรมุ่งแก้ไข

จากการทำ Training Needs Analysis (TNA) ร่วมกับฝ่าย HR และหัวหน้าทีมปฏิบัติการ พบว่าปัญหาหน้างานที่องค์กรต้องการแก้ไขด้วยหลักสูตร เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน นี้ มีดังนี้:

1. High Error Rate: เมื่อต้องทำหลายงานพร้อมกัน พนักงานมักหลงลืมรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ หรือส่งงานผิดคน (Human Error)

2. Attention Residue: แม้จะหันมาทำงานชิ้นใหม่ แต่สมองยังกังวลกับงานชิ้นเก่า ทำให้ประสิทธิภาพตกลงเรื่อยๆ

3. Customer Dissatisfaction: พนักงานบริการลูกค้าที่ต้องรับเรื่องหลายช่องทาง (Omni-channel) มักตอบช้าหรือข้อมูลตกหล่น ทำให้ลูกค้าไม่พอใจ

4. Mental Burnout: ความเหนื่อยล้าจากการต้องสลับโฟกัสไปมาตลอดทั้งวัน ทำให้พนักงานเครียดสะสมและหมดไฟเร็ว

5. Unfinished Tasks: เริ่มงานหลายอย่างแต่ไม่เสร็จสักอย่าง (Open Loops) เพราะโดนขัดจังหวะตลอดเวลา

6. Slow Response: ตอบสนองต่องานด่วนได้ช้า เพราะไม่รู้วิธีวางมือจากงานที่ทำอยู่ชั่วคราวอย่างถูกวิธี

หลักสูตร Multitasking Skills จะช่วย Unlock ปัญหาเหล่านี้ โดยมอบเทคนิคในการบริหารสมองและกระบวนการทำงานให้เป็นระเบียบท่ามกลางความยุ่งเหยิง

ตัวอย่างสถานการณ์จริง

เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนว่า Effective Multitasking จะช่วยให้ชีวิตการทำงานดีขึ้นได้อย่างไร ลองดูตัวอย่างการเปรียบเทียบ:

Case 1: แอดมินต้องทำรายงานและรับโทรศัพท์ลูกค้า

สถานการณ์: กำลังคีย์ข้อมูลตัวเลขสำคัญ แต่โทรศัพท์ดังตลอดเวลา

• ❌ Before (Panic): รับสายไป คีย์งานไป ผลคือคีย์ตัวเลขผิด และคุยกับลูกค้าไม่รู้เรื่อง ต้องมาแก้งานใหม่ทั้งหมด

• ✅ After (Stop & Switch): ใช้เทคนิค “Pause & Mark” คือจดโน้ตสั้นๆ ว่าทำถึงตรงไหนก่อนรับสาย พอวางสายก็กลับมาทำต่อได้ทันทีโดยไม่ต้องเริ่มนับหนึ่งใหม่ ลดความผิดพลาดได้ 100%

Case 2: หัวหน้างานถูกลูกน้องถามงานตลอดเวลา

สถานการณ์: หัวหน้ากำลังตรวจงาน แต่ลูกน้องเดินมาถามคำถามทุก 10 นาที

• ❌ Before (Frustrated): หงุดหงิด ใส่ลูกน้อง หรือตอบแบบส่งๆ เพื่อให้จบๆ ไป ทำให้งานลูกน้องผิดอีก

• ✅ After (Batching): กำหนด “Office Hours” หรือช่วงเวลาถามตอบ (เช่น 10:00-11:00 และ 14:00-15:00) ให้ลูกน้องรวบรวมคำถามมาถามพร้อมกัน เพื่อให้เวลาที่เหลือได้โฟกัสงานของตัวเองเต็มที่

Case 3: เซลล์ต้องดูแลลูกค้าหลายรายพร้อมกัน

สถานการณ์: ต้องแชทตอบลูกค้า 3 ราย และทำใบเสนอราคาให้รายที่ 4

• ❌ Before (Mixed up): เปิดหน้าต่างสลับไปมามั่ว ส่งราคาผิดคน ส่งข้อความผิดห้อง

• ✅ After (Serial Tasking): ใช้เทคนิคทำทีละรายแต่เร็ว (Sprint) ตอบแชทรายที่ 1 ให้จบประเด็น -> สลับไปรายที่ 2 -> แล้วค่อยกลับมาทำใบเสนอราคา โดยไม่เปิดหน้าต่างค้างไว้ให้สับสน

Case 4: การประชุมออนไลน์พร้อมกับเคลียร์งาน (The Virtual Meeting Trap)

สถานการณ์: เข้าประชุม Zoom เพื่อฟังอัปเดตประจำสัปดาห์ แต่เห็นว่าเนื้อหายังไม่เกี่ยวกับตัวเอง เลยแอบพิมตอบอีเมลลูกค้าไปด้วย

• ❌ Before (หลุดโฟกัส): จู่ๆ ในที่ประชุมเรียกชื่อถามความเห็น แต่ตอบไม่ได้เพราะไม่ได้ฟัง (เสียบุคลิกภาพ) แถมอีเมลที่รีบส่งไปก็ลืมแนบไฟล์สำคัญ (ทำงานซ้ำซ้อน)

• ✅ After (Full Engagement): ใช้กฎ “Single-tasking” ปิดหน้าต่างอื่นทั้งหมดขณะประชุมเพื่อโฟกัสเนื้อหา หากมีความคิดเรื่องงานอื่นแทรกเข้ามา ให้จดไว้ในกระดาษ (Parking Lot) เพื่อกันลืม แล้วกลับมาทำทันทีที่ประชุมจบ ผลลัพธ์คือประชุมรู้เรื่อง 100% และงานอีเมลก็ถูกต้องแม่นยำ

เครื่องมือที่ใช้ / กรอบแนวคิดในการเรียน

เพื่อให้ผู้เรียนสามารถนำ Multitasking Skills ไปประยุกต์ใช้ได้จริง B-Tools Training ใช้ทฤษฎีจิตวิทยาและเครื่องมือบริหารจัดการ:

1. Task Switching Psychology

เราอ้างอิงงานวิจัยด้าน Task Switching เพื่อให้ผู้เรียนเข้าใจว่า “ต้นทุนของการสลับงาน” (Switching Cost) คืออะไร และทำอย่างไรให้เราเสียเวลาน้อยที่สุดในการกลับมามีสมาธิ

2. The Pomodoro Technique (Modified)

เรานำเทคนิค Pomodoro มาประยุกต์ใช้ ไม่ใช่แค่จับเวลาทำงาน แต่ใช้เพื่อสร้าง “กรอบเวลา” (Time Box) ให้กับงานแทรกซ้อน เพื่อไม่ให้งานด่วนกินเวลาทั้งวัน

3. Kanban Personal Board

การใช้บอร์ด Kanban (To Do, Doing, Done) เพื่อช่วยจำ (Visualize Work) ว่าตอนนี้มีงานค้างกี่ชิ้น และงานไหนที่กำลังทำอยู่ ป้องกันการหลงลืมเมื่อถูกขัดจังหวะ

4. Learning Methodology: Simulation Game

• The Multitasking Challenge: เกมจำลองสถานการณ์ที่ผู้เรียนต้องรับคำสั่งผ่านการฟัง อ่าน และเขียน พร้อมๆ กัน เพื่อฝึกสติและการจัดระเบียบสมอง

• Interrupt handling Role Play: ฝึกบทสนทนาในการขอเวลานอก (Hold on) และการกลับเข้าสู่บทสนทนาอย่างลื่นไหล

เมื่อจบหลักสูตร ผู้เรียนจะสามารถ

หลังจากผ่านการอบรมเชิงปฏิบัติการในหลักสูตร Multitasking Mastery ผู้เข้าอบรมจะเกิดการเปลี่ยนแปลง (Transformation) ดังนี้:

1. สลับงานได้ไวและแม่นยำ: สามารถเปลี่ยนโฟกัสจากงานหนึ่งไปสู่อีกงานหนึ่งได้ทันทีโดยไม่ลืมรายละเอียดของงานเก่า (Seamless Transition)

2. จัดการงานแทรกได้มืออาชีพ: รู้วิธีรับมือกับงานด่วนหรือคำถามแทรกซ้อนโดยไม่เสียอารมณ์และไม่เสียงานหลัก

3. ลดความผิดพลาด (Zero Error): มีระบบการตรวจสอบตนเอง (Self-Check System) ที่ช่วยป้องกันความผิดพลาดเมื่อต้องทำหลายอย่าง

4. ทำงานเสร็จมากขึ้นในเวลาเท่าเดิม: ด้วยเทคนิคการจัดกลุ่มงาน (Batching) ทำให้ลดเวลาที่เสียไปกับการจูนสมองใหม่

5. ควบคุมความเครียดได้: สามารถรักษาความนิ่งและสติได้ดีเยี่ยมแม้ในช่วงเวลา Crisis ที่งานล้นมือ

6. บริหารพลังงานสมองได้ (Smart Energy Management): รู้จักช่วงเวลาที่สมองแล่นที่สุด (Prime Time) และจัดสรรงานยากๆ ลงในช่วงนั้น เพื่อให้งานเสร็จไวขึ้นโดยไม่เหนื่อยฟรี

7. เลิกงานตรงเวลา (Reclaim Personal Time): เมื่อจัดระบบงานได้ดีขึ้น จะช่วยลดการทำงานล่วงเวลา (OT) ที่ไม่จำเป็น คืนสมดุลชีวิตและการทำงาน (Work-Life Balance) ให้กลับมาดีดังเดิม

กลุ่มเป้าหมาย

หลักสูตร Multitasking Mastery นี้ ถูกออกแบบมาเพื่อบุคลากรที่ต้องรับมือกับภาระงานหลากหลาย (Multi-function Roles) และทำงานภายใต้ความกดดัน:

• Administrative & Secretaries: เลขานุการและธุรการที่ต้องเป็น “ศูนย์กลาง” ในการประสานงานสิบทิศ จัดตารางนาย และดูแลเอกสาร

• Customer Service & Support: เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าที่ต้องรับเรื่องจากหลายช่องทาง (Omni-channel) ทั้งโทรศัพท์ แชท และอีเมลไปพร้อมกัน

• Sales & Marketing Teams: ทีมงานที่ต้องดูแลลูกค้าหลายราย (Multiple Accounts) และบริหารโปรเจกต์หลายตัวพร้อมกันให้ทันเดดไลน์

• Human Resources (HR) & Recruiters: ฝ่ายบุคคลที่ต้องสลับบทบาทระหว่างการสัมภาษณ์คนใหม่ ดูแลคนเก่า และทำเงินเดือน

• Event Planners & Organizers: ผู้จัดงานที่ต้องดีลกับซัพพลายเออร์ สถานที่ และรันคิวงานหน้างานในเวลาเดียวกัน

• Logistics & Operations: เจ้าหน้าที่ปฏิบัติการที่ต้องแก้ปัญหาหน้างานด่วน ติดตามสถานะขนส่ง และตอบคำถามลูกค้า

• Project Coordinators: ผู้ประสานงานโครงการที่ต้องคอยติดตามงานจากหลายฝ่ายเพื่อให้ภาพรวมสำเร็จ

FAQ – คำถามที่พบบ่อย

Q: หลักสูตรนี้สอนให้ทำหลายอย่างพร้อมกันจริงๆ หรือ?

A: ในทางวิทยาศาสตร์สมอง เราไม่สามารถโฟกัส 100% กับงานซับซ้อนสองอย่างพร้อมกันได้ครับ หลักสูตรนี้จึงเน้นสอน “Serial Tasking” หรือการสลับงานอย่างชาญฉลาดและรวดเร็ว เพื่อให้ ดูเหมือน ว่าทำพร้อมกันได้ แต่ได้ผลลัพธ์ที่มีคุณภาพมากกว่า

Q: ใช้เวลาเรียนกี่วัน?

A: หลักสูตรมาตรฐานคือ 1 วัน (6 ชั่วโมง) เน้นเทคนิคการบริหารสมองและฝึกปฏิบัติกับสถานการณ์จำลอง

Q: รับจัดอบรมแบบ In-house Training หรือไม่?

A: ใช่ครับ B-Tools Training เชี่ยวชาญการจัดอบรมภายในองค์กร โดยเราสามารถจำลองสถานการณ์จริงของท่านมาเป็นโจทย์ได้ เช่น เสียงโทรศัพท์ดังจริง หรืออีเมลเข้าจริงในระหว่างอบรม

Q: ต่างจาก Time Management ไหม?

A: ต่างครับ Time Management เน้นการวางแผนระยะยาวและจัดลำดับความสำคัญ แต่ Multitasking Skills เน้นการ “บริหารสมาธิหน้างาน” (Attention Management) และการรับมือกับสิ่งที่ไม่ได้วางแผน (Unplanned Tasks) ครับ

ความสามารถในการรับมือกับความวุ่นวาย คือทักษะของมืออาชีพตัวจริง การลงทุนพัฒนาทักษะ Multitasking Skills คือการติดอาวุธให้พนักงานของคุณพร้อมรบในทุกสถานการณ์

B-Tools Training พร้อมเป็นพาร์ทเนอร์ในการเพิ่มขีดความสามารถของทีมงานท่าน สนใจจัดอบรมหรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ติดต่อเรา ได้ทันทีเพื่อรับข้อเสนอพิเศษ

Last Updated on December 4, 2025