รวมบทสนทนาภาษาอังกฤษสำหรับนักบัญชี ตามสถานการณ์จริง: ทวงหนี้-วางบิล-ปิดงบ

ในยุคที่แผนกบัญชีและการเงิน (Finance & Accounting) เปลี่ยนบทบาทจาก “ผู้บันทึกข้อมูล” (Record Keeper) มาเป็น “คู่คิดทางธุรกิจ” (Business Partner) ทักษะที่สำคัญที่สุดอาจไม่ใช่แค่ความแม่นยำในการลงเดบิต/เครดิต แต่คือ “ทักษะการสื่อสาร” (Communication Skills)

โดยเฉพาะในองค์กรที่มีลูกค้าหรือผู้บริหารเป็นชาวต่างชาติ ปัญหาที่พบบ่อยไม่ใช่เรื่องเทคนิคทางบัญชี แต่เป็น “การอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้น” นักบัญชีหลายคนรู้วิธีปิดงบ แต่ไม่รู้วิธีอธิบายว่า ทำไมกำไรถึงลดลง? หรือ จะเจรจาขอเลื่อนจ่ายเงินซัพพลายเออร์อย่างไรให้ดูเป็นมืออาชีพ?

B-Tools Training (บีทูลส์ เทรนนิ่ง) จึงได้รวบรวม บทสนทนาภาษาอังกฤษสำหรับนักบัญชี โดยจำลองสถานการณ์จริง (Role Play Scenarios) เพื่อให้คุณและทีมงานสามารถนำประโยคเหล่านี้ไปปรับใช้ได้ทันที เพิ่มความมั่นใจและความน่าเชื่อถือในวิชาชีพ

ประโยคภาษาอังกฤษที่นักบัญชีใช้บ่อย (Common Phrases for Accountants)

นอกเหนือจากบทสนทนายาวๆ แล้ว ยังมีประโยคสั้นๆ (Short Phrases) ที่นักบัญชีมักต้องใช้พูดหรือเขียนอีเมลในชีวิตประจำวันเพื่อความรวดเร็วและความถูกต้อง:

• “Please verify the figures.” (รบกวนช่วยตรวจสอบตัวเลขด้วยครับ)

• “I have double-checked the calculations.” (ผมได้ตรวจสอบการคำนวณซ้ำอีกรอบแล้วครับ)

• “The balance sheet does not balance.” (งบดุลไม่ลงตัวครับ)

• “We need to reconcile this account.” (เราต้องทำการกระทบยอดบัญชีนี้ครับ)

• “Please sign here to approve the payment.” (รบกวนเซ็นตรงนี้เพื่ออนุมัติการจ่ายเงินครับ)

• “Is this expense tax-deductible?” (ค่าใช้จ่ายนี้สามารถนำไปลดหย่อนภาษีได้ไหมครับ?)

• “Please attach the receipt for reference.” (กรุณาแนบใบเสร็จเพื่อใช้อ้างอิงด้วยครับ)

• “The deadline for tax filing is next week.” (กำหนดส่งภาษีคือสัปดาห์หน้าครับ)

การติดตามหนี้และบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable & Collection)

นี่คือหนึ่งในหน้าที่ที่กดดันที่สุด การทวงถามการชำระเงินต้องใช้ศิลปะในการใช้ภาษา (Diplomacy) เพื่อรักษาสภาพคล่องของบริษัทโดยไม่ทำลายความสัมพันธ์กับลูกค้า

การแจ้งเตือนเบื้องต้น (The Friendly Reminder)

ใช้เมื่อใบแจ้งหนี้ใกล้ครบกำหนด หรือเพิ่งเลยกำหนดไปไม่กี่วัน

Dialogue Example:

• Accountant: “Good morning, [Name]. I am contacting you regarding invoice #1023.” (สวัสดีครับ… ผมติดต่อมาเรื่องใบแจ้งหนี้เลขที่ 1023 ครับ)

• Customer: “Oh, has it not been paid yet?” (อ้าว ยังไม่ได้จ่ายเหรอครับ?)

• Accountant: “According to our records, the payment was due yesterday. Could you please check the status on your end?” (ตามข้อมูลของเรา รายการนี้ครบกำหนดเมื่อวานครับ รบกวนช่วยเช็คสถานะทางฝั่งคุณให้หน่อยได้ไหมครับ?)

• Customer: “I will check with my finance team.” (เดี๋ยวผมเช็คกับทีมการเงินให้ครับ)

• Accountant: “Thank you. If the payment has already been made, please disregard this message.” (ขอบคุณครับ หากชำระแล้วต้องขออภัยด้วยครับ)

การทวงถามจริงจังเมื่อล่าช้า (The Firm Follow-up)

ใช้เมื่อเลยกำหนดชำระมานาน (Overdue) และเริ่มส่งผลกระทบ

Dialogue Example:

• Accountant: “We noticed that your account is now 30 days overdue. We have not received the payment for the outstanding balance of $5,000.” (เราพบว่าบัญชีของคุณค้างชำระเกินกำหนดมา 30 วันแล้ว เรายังไม่ได้รับยอดคงค้างจำนวน 5,000 เหรียญครับ)

• Customer: “We are having some cash flow issues this month.” (เดือนนี้เรามีปัญหาเรื่องกระแสเงินสดนิดหน่อยครับ)

• Accountant: “I understand, but we need to settle this account soon. Can you give us a specific date for when we can expect the payment?” (ผมเข้าใจครับ แต่เราจำเป็นต้องเคลียร์บัญชีนี้โดยเร็ว พอจะระบุวันที่แน่นอนที่จะโอนเงินให้ได้ไหมครับ?)

• Customer: “We can pay by next Friday.” (เราจ่ายได้ภายในศุกร์หน้าครับ)

• Accountant: “Please ensure the payment is made by then to avoid any service interruption.” (กรุณาดำเนินการภายในวันนั้น เพื่อป้องกันการระงับการให้บริการนะครับ)

การเจรจากับเจ้าหนี้และซัพพลายเออร์ (Accounts Payable & Negotiation)

ในฝั่งขาจ่าย (AP) นักบัญชีต้องทำหน้าที่บริหารกระแสเงินสด (Cash Flow Management) บางครั้งอาจต้องเจรจาขอขยายเวลา หรือโต้แย้งความผิดพลาดในเอกสาร

การแจ้งข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ (Disputing an Invoice)

เมื่อตัวเลขไม่ตรง อย่าเพิ่งจ่ายเงิน ต้องแจ้งให้คู่ค้าแก้ไขก่อน

Dialogue Example:

• AP Staff: “I am reviewing your invoice #5501, and I found a discrepancy.” (ผมกำลังตรวจสอบใบแจ้งหนี้ของคุณ และพบความคลาดเคลื่อนครับ)

• Supplier: “What seems to be the problem?” (มีปัญหาตรงไหนครับ?)

• AP Staff: “The unit price listed is $100, but our Purchase Order (PO) states $90. Could you please revise and resend the invoice?” (ราคาต่อหน่วยในบิลคือ 100 แต่ในใบสั่งซื้อของเราคือ 90 รบกวนช่วยแก้ไขและส่งมาใหม่ได้ไหมครับ?)

• Supplier: “Apologies for the error. I will issue a Credit Note for the difference.” (ขออภัยในความผิดพลาดครับ เดี๋ยวผมจะออกใบลดหนี้สำหรับส่วนต่างให้ครับ)

การขอขยายเครดิตเทอม (Extending Payment Terms)

สถานการณ์ที่ต้องใช้ความสุภาพสูงมาก เพื่อขอความเห็นใจ

Dialogue Example:

• Finance Manager: “Due to the current economic situation, we are managing our cash flow tightly.” (เนื่องจากสถานการณ์เศรษฐกิจตอนนี้ เรากำลังบริหารกระแสเงินสดอย่างรัดกุมครับ)

• Supplier: “So, what are you proposing?” (แล้วคุณมีข้อเสนออย่างไร?)

• Finance Manager: “Would it be possible to extend our payment terms from 30 days to 60 days, starting next month?” (จะเป็นไปได้ไหมครับที่จะขอขยายเครดิตเทอมจาก 30 วัน เป็น 60 วัน เริ่มตั้งแต่เดือนหน้า?)

• Supplier: “That is difficult, but let me discuss it with my director.” (ยากเหมือนกันนะ แต่เดี๋ยวผมขอหารือกับผู้อำนวยการก่อน)

การนำเสนอผลประกอบการ (Presenting Financial Results)

เมื่อต้องเข้าประชุมผู้บริหาร (Management Meeting) หน้าที่ของคุณคือการเล่าเรื่องจากตัวเลข (Storytelling with Data) ไม่ใช่อ่านตัวเลขให้ฟัง

การอธิบายกำไร/ขาดทุน (Explaining Profit & Loss)

Scenario: กำไรต่ำกว่าเป้าหมาย

• CEO: “Why is the Net Profit lower than the budget by 10%?” (ทำไมกำไรสุทธิต่ำกว่างบประมาณตั้ง 10%?)

• Finance Controller: “The main driver for this drop is the increase in raw material costs, which impacted our Gross Margin.” (ตัวแปรหลักที่ทำให้ลดลงคือค่าวัตถุดิบที่เพิ่มขึ้น ซึ่งกระทบต่อกำไรขั้นต้นครับ)

• CEO: “Did sales volume drop as well?” (แล้วยอดขายตกด้วยไหม?)

• Finance Controller: “No, sales volume remained stable. However, the operational expenses spiked due to the emergency maintenance of the factory machines.” (ไม่ครับ ยอดขายยังคงที่ แต่ค่าใช้จ่ายดำเนินงานพุ่งสูงขึ้นเนื่องจากการซ่อมบำรุงเครื่องจักรฉุกเฉินครับ)

การอธิบายความผันผวน (Explaining Variance)

Scenario: ค่าใช้จ่ายสูงผิดปกติ

• Manager: “Why is the travel expense so high this quarter?” (ทำไมค่าเดินทางไตรมาสนี้สูงจัง?)

• Accountant: “This represents a significant variance compared to Q1. It is mainly attributed to the annual sales conference in Singapore.” (นี่เป็นผลต่างที่มีนัยสำคัญเมื่อเทียบกับไตรมาส 1 ครับ สาเหตุหลักมาจากงานประชุมฝ่ายขายประจำปีที่สิงคโปร์)

• Accountant: “However, we expect this cost to normalize in the next quarter.” (อย่างไรก็ตาม เราคาดว่าค่าใช้จ่ายส่วนนี้จะกลับสู่ภาวะปกติในไตรมาสหน้าครับ)

การสื่อสารกับผู้ตรวจสอบบัญชี (Dealing with External Auditors)

ช่วงปิดงบประจำปี (Year-end Closing) การสื่อสารที่ชัดเจนกับ Auditor จะช่วยลดความวุ่นวายและประหยัดเวลาได้มาก

การเตรียมเอกสารตรวจสอบ (Providing Audit Evidence)

Dialogue Example:

• Auditor: “I need to verify the bank balance as of December 31st.” (ผมต้องการตรวจสอบยอดเงินฝากธนาคาร ณ วันที่ 31 ธันวาคมครับ)

• Accountant: “Certainly. Here is the Bank Reconciliation Statement and the bank confirmation letter.” (ได้ครับ นี่คืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคารและหนังสือยืนยันยอดครับ)

• Auditor: “Do you have the supporting documents for these fixed asset additions?” (คุณมีเอกสารประกอบสำหรับรายการสินทรัพย์ถาวรที่เพิ่มขึ้นพวกนี้ไหม?)

• Accountant: “Yes, all invoices and POs are filed in this folder, sorted by date. Please feel free to check.” (มีครับ ใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อทั้งหมดอยู่ในแฟ้มนี้ เรียงตามวันที่ครับ เชิญตรวจสอบได้เลย)

การชี้แจงข้อซักถาม (Clarifying Queries)

Dialogue Example:

• Auditor: “Why is there a large amount in ‘Miscellaneous Expenses’?” (ทำไมยอด ‘ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด’ ถึงสูงจังครับ?)

• Accountant: “Let me break it down for you. Most of it comes from the one-time donation to the charity event, which is tax-deductible.” (เดี๋ยวผมจำแนกให้ดูครับ ส่วนใหญ่มาจากการบริจาคครั้งเดียวให้กับงานการกุศล ซึ่งส่วนนี้ลดหย่อนภาษีได้ครับ)

การจัดการเรื่องเบิกจ่ายภายใน (Internal Reimbursement)

นักบัญชีต้องรับมือกับพนักงานในบริษัทที่มาขอเบิกเงิน (Claim Expenses) ซึ่งบ่อยครั้งเอกสารไม่ครบ หรือผิดระเบียบ

การปฏิเสธการเบิกจ่าย (Rejecting a Claim)

Dialogue Example:

• Staff: “Can I get a reimbursement for this taxi receipt?” (ขอเบิกค่าแท็กซี่ใบนี้ได้ไหม?)

• Accountant: “I am afraid I cannot process this claim because the receipt is incomplete.” (เกรงว่าผมจะทำเรื่องเบิกให้ไม่ได้ครับ เพราะใบเสร็จไม่สมบูรณ์)

• Staff: “What is missing?” (ขาดอะไรเหรอ?)

• Accountant: “According to company policy, we need a Tax Invoice with the full company name and address. This is just a slip.” (ตามนโยบายบริษัท เราต้องใช้ใบกำกับภาษีที่มีชื่อและที่อยู่บริษัทเต็มครับ อันนี้เป็นแค่สลิปธรรมดา)

การแจ้งกำหนดการจ่ายเงิน (Informing Payment Schedule)

Dialogue Example:

• Staff: “When will I receive the money for my travel expenses?” (ฉันจะได้เงินค่าเดินทางเมื่อไหร่?)

• Accountant: “We process reimbursements bi-weekly. Since you submitted it today, the amount will be transferred to your payroll account next Friday.” (เราดำเนินการจ่ายเงินคืนทุกๆ 2 สัปดาห์ครับ เนื่องจากคุณส่งเรื่องวันนี้ ยอดเงินจะถูกโอนเข้าบัญชีเงินเดือนในวันศุกร์หน้าครับ)

บทสนทนาภาษาอังกฤษเรื่องภาษี (Taxation Conversations)

เรื่องภาษีเป็นเรื่องละเอียดอ่อนและมักสร้างความสับสนให้กับชาวต่างชาติ โดยเฉพาะเรื่อง ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) และ ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) นักบัญชีจึงต้องสามารถอธิบายข้อกฎหมายไทยให้เข้าใจง่าย

การอธิบายเรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Explaining Withholding Tax)

ชาวต่างชาติมักตกใจเมื่อได้รับเงินไม่ครบตามใบแจ้งหนี้ เราต้องชี้แจงว่าเป็นข้อกฎหมาย

Dialogue Example:

• Vendor (Foreigner): “I checked my bank account, and I received less than the invoice amount. Why is it short by 3%?” (ผมเช็คบัญชีแล้ว ยอดเงินเข้ามันน้อยกว่าในใบแจ้งหนี้ ทำไมเงินหายไป 3% ครับ?)

• Accountant: “That is the Withholding Tax (WHT). Under Thai law, we are required to deduct 3% for service fees paid to domestic vendors.” (นั่นคือภาษีหัก ณ ที่จ่ายครับ ตามกฎหมายไทย เรามีหน้าที่ต้องหัก 3% สำหรับค่าบริการที่จ่ายให้กับผู้ให้บริการในประเทศครับ)

• Vendor: “So, is that money lost?” (งั้นเงินส่วนนั้นก็สูญเปล่าเหรอ?)

• Accountant: “No, it is not lost. We will provide you with a Withholding Tax Certificate (50 Tawi). You can use it as a tax credit when you file your annual corporate income tax.” (ไม่สูญเปล่าครับ เราจะออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) ให้คุณ คุณสามารถนำไปใช้เป็นเครดิตภาษีตอนยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปีได้ครับ)

การขอใบกำกับภาษีเต็มรูป (Requesting a Full Tax Invoice)

บ่อยครั้งที่ร้านค้าออกแค่บิลเงินสด ซึ่งใช้เคลมภาษีซื้อไม่ได้

Dialogue Example:

• Accountant: “Excuse me, could you please issue a Full Tax Invoice for this purchase?” (ขอโทษครับ รบกวนช่วยออกใบกำกับภาษีเต็มรูปสำหรับการซื้อครั้งนี้ให้หน่อยได้ไหมครับ?)

• Shop Owner: “Is the cash receipt not enough?” (แค่บิลเงินสดไม่พอเหรอครับ?)

• Accountant: “I am afraid not. We need a full tax invoice with our company name and Tax ID to claim Input VAT.” (เกรงว่าจะไม่ได้ครับ เราต้องใช้ใบกำกับภาษีเต็มรูปที่มีชื่อบริษัทและเลขผู้เสียภาษี เพื่อนำไปเคลมภาษีซื้อครับ)

• Accountant: “Here are my company details.” (นี่คือรายละเอียดบริษัทของผมครับ)

บทสรุป: สื่อสารดี มีชัยไปกว่าครึ่ง

จากบทสนทนาข้างต้นจะเห็นว่า ภาษาอังกฤษสำหรับนักบัญชี ในการใช้งานจริงนั้น ไม่ได้มีแค่ศัพท์เทคนิค แต่เต็มไปด้วยประโยคที่ใช้ในการเจรจา ต่อรอง และอธิบายเหตุผล การที่ทีมงานบัญชีและการเงินสามารถสื่อสารได้อย่างมืออาชีพ จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับข้อมูลตัวเลขที่นำเสนอ และช่วยให้การบริหารจัดการเงินของบริษัทเป็นไปอย่างราบรื่น

หากคุณต้องการพัฒนาทักษะการสื่อสารเหล่านี้ให้ดียิ่งขึ้น ผ่านการฝึกฝนในรูปแบบ Role Play และ Workshop ที่เข้มข้น

B-Tools Training พร้อมช่วยยกระดับทีมงานของคุณด้วยหลักสูตร “English for Finance & Accounting” ที่ออกแบบมาเพื่อคนทำงานบัญชีโดยเฉพาะ สอนโดยผู้เชี่ยวชาญที่เข้าใจทั้งภาษาและมาตรฐานการบัญชี

👉 ดูรายละเอียดหลักสูตร: English for Accounting

👉 ดูรายละเอียดหลักสูตร: English for Finance

หรือสอบถามเกี่ยวกับการจัดอบรม In-house Training เพื่อเน้นหัวข้อที่องค์กรของคุณต้องการเป็นพิเศษได้ที่: ติดต่อ B-Tools Training

Last Updated on February 4, 2026